Version 1.0 vom 21.06.2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Software Desktop-Reminder verarbeitet werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Produktnutzung von Desktop-Reminder in den Varianten FREE und PRO. Für den Besuch der Website, Downloads, das Kontaktformular und sonstige Websitefunktionen gilt zusätzlich die separate Datenschutzerklärung für die Website.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Desktop-Reminder ist:
Pawel Idzikowski
handelnd unter Polenter - Software Solutions
Hans-Kalscheuer-Str. 45
51149 Köln
Deutschland
E-Mail: info@desktop-reminder.com
Datenschutzkontakt: privacy@desktop-reminder.com
Website: https://desktop-reminder.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da nach derzeitiger Einschätzung keine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht.
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Deutschland
Desktop-Reminder ist grundsätzlich eine lokal ausgeführte Desktop-Software.
Die Inhalte, Dateien, Projekte oder sonstigen Daten, die der Nutzer mit Desktop-Reminder verarbeitet, werden grundsätzlich lokal auf dem Gerät des Nutzers verarbeitet. Welche Inhalte der Nutzer mit der Software verarbeitet, entscheidet der Nutzer selbst.
Desktop-Reminder bietet keine Cloud-Synchronisierung mit Servern des Lizenzgebers an. Es bestehen keine Online-Benutzerkonten für Desktop-Reminder. Eine automatische Übertragung der mit Desktop-Reminder lokal verarbeiteten Nutzerdaten an den Lizenzgeber findet nicht statt.
Desktop-Reminder kann lokale Programmeinstellungen auf dem Gerät des Nutzers speichern. Dazu können insbesondere gehören:
Diese Daten werden lokal auf dem Gerät des Nutzers gespeichert und nicht automatisch an den Lizenzgeber übertragen.
Die Speicherung lokaler Einstellungen dient dazu, die Software nutzbar zu machen, die vom Nutzer gewählten Einstellungen beizubehalten und die EULA nicht bei jedem Start erneut anzeigen zu müssen.
Rechtsgrundlage für eine etwaige Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Speicherung zur Bereitstellung der Software erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Software.
Soweit Informationen auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert oder ausgelesen werden (z. B. in lokalen Konfigurationsdateien, systemnahen Programmeinstellungen oder vergleichbaren lokalen Speicherorten), erfolgt dies zur Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Softwarefunktionen. Rechtsgrundlage für diese Speicherung auf dem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (notwendig für die Bereitstellung des vom Nutzer gewünschten Dienstes). Die Speicherung der Information über die EULA-Akzeptanz dient ausschließlich dazu, die EULA nicht bei jedem Programmstart erneut anzeigen zu müssen, und stellt keine datenschutzrechtliche Einwilligung dar.
Die Installer-Version von Desktop-Reminder zeigt die EULA während der Installation an. Ohne Annahme der EULA wird die Installation nicht fortgesetzt.
Die ZIP-Version beziehungsweise portable Version kann die EULA beim ersten Start anzeigen. Wenn der Nutzer die EULA akzeptiert, kann diese Entscheidung lokal in den Programmeinstellungen gespeichert werden, damit die EULA beim nächsten Start nicht erneut angezeigt wird.
Die Speicherung der EULA-Akzeptanz erfolgt lokal auf dem Gerät des Nutzers. Diese Information wird nicht automatisch an den Lizenzgeber übertragen.
Desktop-Reminder kann statische Informationsdateien vom Server abrufen, insbesondere:
news.json,updates.json.Diese Dateien dienen dazu, über verfügbare Updates, Produktinformationen, andere Produkte, Angebote oder Events des Lizenzgebers zu informieren.
Nutzer der FREE-Version und Nutzer der PRO-Version können unterschiedliche Hinweise erhalten.
Beim Abruf dieser statischen Dateien übermittelt die Software die installierte Versionsnummer sowie den aktuellen Lizenztyp (z. B. FREE oder PRO) als Teil der technischen Kennung (User-Agent). Diese Daten werden vom Lizenzgeber ausschließlich in aggregierter Form für statistische Zwecke (z. B. Ermittlung der aktiven Installationen) und zur Produktpflege (z. B. Entscheidung über die Unterstützung älterer Versionen) ausgewertet.
Dabei übermittelt die Software keine eindeutigen Programmtoken, keine Culture-Informationen, keine Hardware-ID, keine Lizenzdaten und keine sonstigen nutzer- oder installationsbezogenen Artefakte.
Technisch bedingt können beim Abruf der Dateien Server-Logdaten entstehen. Dazu können insbesondere gehören:
Diese Logdaten werden verarbeitet, um die angefragten Dateien auszuliefern, die technische Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Missbrauch zu verhindern.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung von Update- und Produktinformationen.
Der News-Kanal kann Hinweise auf andere Produkte, Angebote oder Events des Lizenzgebers anzeigen.
Diese Hinweise werden über statische Dateien bereitgestellt. Dabei findet kein individuelles Tracking des Nutzers statt. Es werden keine eindeutigen Installationskennungen, Lizenzdaten oder Hardware-IDs an den Lizenzgeber übertragen.
Soweit PRO-Nutzern andere Hinweise angezeigt werden als FREE-Nutzern, erfolgt diese Unterscheidung lokal anhand des Lizenzstatus der Software oder anhand der jeweils bereitgestellten statischen Informationsdateien.
Die PRO-Funktionen von Desktop-Reminder werden über eine Lizenz beziehungsweise einen Aktivierungsschlüssel freigeschaltet.
Wenn der Nutzer in Desktop-Reminder die Schaltfläche Aktivierungsschlüsel kaufen betätigt, kann er auf die Produktseite weitergeleitet werden. Von dort kann er zum Shop von PayPro Global weitergehen.
Nach dem Kauf über PayPro Global erhält der Lizenzgeber die für die Lizenzgenerierung und Lizenzverwaltung erforderlichen Käufer- und Bestelldaten von PayPro Global.
Der Lizenzserver kann insbesondere folgende Daten speichern:
Diese Daten werden verarbeitet, um die PRO-Lizenz bereitzustellen, den Aktivierungsschlüssel zu erstellen, Käufe zuzuordnen, Lizenzansprüche zu prüfen, Support zu leisten, Ersatzschlüssel bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung und Verwaltung der PRO-Lizenz erforderlich ist. Soweit Daten zur Missbrauchsverhinderung, Betrugsprävention, Lizenzdurchsetzung oder IT-Sicherheit verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Desktop-Reminder verwendet aktuell keine Hardware-ID.
Es werden keine Hardware-IDs verarbeitet, die aus MAC-Adresse, BIOS-, CPU-, HDD-, Mainboard- oder vergleichbaren Hardwaremerkmalen abgeleitet werden.
Sollte in einer künftigen Version eine technische Aktivierungsprüfung oder eine Hardware-ID eingeführt werden, wird dies vor Einführung in der Produkt-Datenschutzerklärung und in den Versionshinweisen beschrieben. Eine solche Verarbeitung erfolgt nur nach Maßgabe der geltenden Datenschutzbestimmungen.
Aktuell findet keine regelmäßige Online-Lizenzprüfung nach der Aktivierung statt.
Der Lizenzgeber führt derzeit keine automatische, fortlaufende Prüfung der Anzahl der Aktivierungen pro Lizenz durch. Die Nutzung beruht insoweit auf der eigenverantwortlichen Einhaltung der Lizenzbedingungen durch den Nutzer.
Bei begründetem Verdacht auf Missbrauch, unzulässige Mehrfachnutzung, Betrug oder Weitergabe einer Lizenz an unberechtigte Dritte können vorhandene Lizenz- und Kaufdaten verwendet werden, um den Sachverhalt zu prüfen.
Vor einer Sperrung oder Deaktivierung einer Lizenz aufgrund Missbrauchsverdachts wird der Lizenzgeber den Nutzer kontaktieren (sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist), den Verdacht darlegen und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme geben, es sei denn, dies würde den Zweck der Maßnahme vereiteln oder eine sofortige Sperrung ist aus Sicherheitsgründen unerlässlich. Eine automatische Sperrung ohne menschliche Prüfung findet nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Durchsetzung der Lizenzbedingungen, der Verhinderung von Missbrauch und dem Schutz vor unberechtigter Nutzung.
Der Kauf der PRO-Version erfolgt über PayPro Global (PAYPRO GLOBAL, INC., 225 The East Mall, Suite 1117, Toronto, Ontario, Kanada, M9B 0A9).
PayPro Global ist in die Kaufabwicklung eingebunden. Der Checkout, die Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Steuerabwicklung, Rückerstattung, Widerrufsprozesse, Chargebacks und sonstige kaufbezogene Vorgänge können durch PayPro Global nach dessen Bedingungen abgewickelt werden.
PayPro Global kann dem Lizenzgeber nach dem Kauf insbesondere Käufer- und Bestelldaten übermitteln, soweit diese für die Lizenzgenerierung, Lizenzverwaltung, Rechnungszuordnung, Supportfälle, Rückerstattungen, Chargebacks oder Missbrauchsprüfung erforderlich sind.
Dazu können insbesondere gehören:
Zahlungsdaten, die für die Lizenzgenerierung nicht benötigt werden, werden vom Lizenzgeber nicht dauerhaft gespeichert. Insbesondere werden vollständige Kreditkartendaten vom Lizenzgeber nicht gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der PRO-Lizenz und zur Abwicklung kaufbezogener Vorgänge erforderlich ist. Soweit Daten zur Betrugsprävention, Rechtsverteidigung oder Missbrauchsverhinderung verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
PayPro Global hat seinen Sitz in Kanada. Soweit personenbezogene Daten nach Kanada übermittelt werden, erfolgt dies im Rahmen der Kaufabwicklung über PayPro Global.
Bei Rückerstattung, wirksamem Widerruf, Chargeback oder sonstiger Rückabwicklung des Kaufs endet das Nutzungsrecht an der betroffenen PRO-Lizenz nach Maßgabe der EULA und der kaufbezogenen Bedingungen.
Der Lizenzgeber kann in solchen Fällen Lizenzdaten, Kaufdaten und Supportkommunikation verarbeiten, um die Rückabwicklung nachzuvollziehen, Support zu leisten, Missbrauch zu verhindern oder rechtliche Ansprüche zu prüfen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung oder Rückabwicklung der Lizenzbeziehung erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Betrugsprävention, Rechtsverteidigung und Durchsetzung der Lizenzbedingungen.
Wenn ein Nutzer seinen Aktivierungsschlüssel verliert, kann er beim Lizenzgeber einen Ersatzschlüssel anfordern.
Zur Prüfung einer solchen Anfrage kann der Lizenzgeber insbesondere folgende Daten verarbeiten:
Diese Verarbeitung dient dazu, den Kauf nachzuweisen, die Lizenz zuzuordnen und einen Ersatzschlüssel bereitzustellen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Der Lizenzgeber bietet Support per E-Mail und über das Kontaktformular auf der Website an.
Wenn der Nutzer Support anfragt, werden die vom Nutzer übermittelten Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:
Der Nutzer wird gebeten, keine sensiblen oder besonders schützenswerten Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Passwörter, Kreditkartendaten) über das Kontaktformular oder per E-Mail zu senden, sofern diese für die Supportbearbeitung nicht zwingend erforderlich sind.
Dateianhänge werden gespeichert, solange dies für die Support-Bearbeitung erforderlich ist.
Technische Prüfung von Anhängen: * Der E-Mail-Server prüft eingehende E-Mails und Anhänge automatisch mit einem Antivirus-Programm auf bekannte Malware-Signaturen. * Nach dem Herunterladen einer E-Mail mit Anhang öffnet der Lizenzgeber den Anhang in einer isolierten Testumgebung und prüft ihn zusätzlich mit einem Antivirus-Programm.
Eine darüber hinausgehende automatische serverseitige Prüfung von Dateianhängen (z. B. auf Inhaltstypen, Textinhalte oder Dateiformate) findet derzeit nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung einer Supportanfrage im Zusammenhang mit einer Lizenz oder einem Vertrag erforderlich ist. In sonstigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen, der Fehleranalyse und der Verbesserung der Software.
Support und sonstige Kommunikation können per E-Mail erfolgen.
Bei E-Mail-Kommunikation werden die vom Nutzer übermittelten Daten verarbeitet, insbesondere E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht, Zeitpunkte der Kommunikation und gegebenenfalls Anhänge.
Der E-Mail-Client kommuniziert mit dem eigenen E-Mail-Server per TLS. Bei der E-Mail-Kommunikation mit anderen E-Mail-Servern wird nicht garantiert, dass die Nachricht-Verschlüsselung auf dem ganzen Transportweg funktioniert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation zur Vertragsdurchführung oder zur Bearbeitung einer Anfrage erforderlich ist. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Das Kontaktformular ist Teil der Website und wird in der Website-Datenschutzerklärung näher beschrieben.
Soweit das Kontaktformular für Supportanfragen zu Desktop-Reminder genutzt wird, gelten zusätzlich die Hinweise dieser Produkt-Datenschutzerklärung.
Pflichtfelder des Kontaktformulars sind:
Ein Dateianhang ist optional.
Für den Betrieb von Desktop-Reminder-bezogenen Diensten nutzt der Lizenzgeber Server und Hosting-Infrastruktur.
Auf Servern bei Hetzner können insbesondere folgende Dienste betrieben werden:
Der Serverstandort ist Deutschland. Mit Hetzner sowie mit OVH bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.
Für Website- und Download-bezogene Abrufe, insbesondere statische News- und Update-Dateien, kann OVH als Hosting-Anbieter eingesetzt werden. Bei OVH können Serverlogs entstehen, in denen insbesondere IP-Adressen sichtbar sein können.
Zur Sicherung der Systeme werden Backups erstellt.
Für den Mailserver bestehen vollständige Backups, die als Rolling Buffer mit ungefähr sieben Tagen Lebensdauer aufbewahrt werden.
Für andere Docker-Dienste werden Daten gesichert. Diese Backups werden verschlüsselt in einer Hetzner Storage Box vorgehalten und können bis zu zwölf Monate in einem Ringpuffer über BorgBackup aufbewahrt werden, bevor sie überschrieben werden.
Backups können personenbezogene Daten enthalten, die bereits aus den Produktivsystemen gelöscht wurden. Backups werden nicht dazu verwendet, einzelne gelöschte Anfragen oder Daten gezielt wiederherzustellen, es sei denn, dies ist ausnahmsweise aus Sicherheits-, Nachweis- oder Wiederherstellungsgründen erforderlich.
Hinweis zum Löschrecht: Wenn ein Nutzer die Löschung seiner personenbezogenen Daten verlangt, werden diese Daten aus den Produktivsystemen gelöscht. Soweit sie noch in Backups enthalten sind, werden diese Backups turnusmäßig überschrieben. Eine gezielte Löschung einzelner Datensätze aus Backups ist technisch nicht möglich. Der Nutzer wird darüber informiert, dass seine Daten in Backups noch bis zum nächsten Überschreibungszyklus verbleiben können (beim Mailserver maximal sieben Tage, bei anderen Diensten maximal zwölf Monate).
Backups werden turnusmäßig überschrieben.
Der Lizenzgeber setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen.
Dazu gehören insbesondere:
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Es gelten insbesondere folgende Grundsätze:
Wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, kann eine längere Speicherung erfolgen.
Personenbezogene Daten können je nach Verarbeitungsvorgang an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt oder von diesen verarbeitet werden:
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.
PayPro Global hat seinen Sitz in Kanada. Im Rahmen der Kaufabwicklung können personenbezogene Daten nach Kanada übermittelt werden. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, soweit die Verarbeitung in dessen Anwendungsbereich fällt.
Darüber hinaus kann es bei E-Mail-Kommunikation, Supportkommunikation oder vom Nutzer selbst gewählten Kommunikationswegen zu Übermittlungen in Drittländer kommen, wenn der Nutzer außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig ist oder entsprechende Dienste nutzt.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Desktop-Reminder bietet keine Cloud-Synchronisierung mit Servern des Lizenzgebers an.
Es bestehen keine Online-Benutzerkonten für die Nutzung von Desktop-Reminder.
Die mit der Software lokal verarbeiteten Inhalte werden nicht automatisch an den Lizenzgeber übertragen.
Der Lizenzgeber verkauft personenbezogene Daten nicht an Werbetreibende und gibt personenbezogene Daten nicht zu fremden Werbezwecken weiter.
Der News-Kanal innerhalb der Software kann Hinweise auf eigene Produkte, Angebote oder Events des Lizenzgebers anzeigen. Dies erfolgt ohne individuelles Tracking und ohne Übermittlung eindeutiger Installationskennungen an den Lizenzgeber.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
Zur Ausübung dieser Rechte kann der Nutzer den Lizenzgeber unter privacy@desktop-reminder.com kontaktieren.
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, hat der Nutzer das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Der Lizenzgeber verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Nutzers überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Für die Nutzung der FREE-Version ist grundsätzlich keine Registrierung und kein Benutzerkonto erforderlich.
Für den Erwerb und die Nutzung der PRO-Version können bestimmte Daten erforderlich sein, insbesondere Kauf-, Lizenz- und Kontaktdaten. Ohne diese Daten kann die PRO-Lizenz möglicherweise nicht bereitgestellt, aktiviert, wiederhergestellt oder unterstützt werden.
Für Supportanfragen ist mindestens eine Kontaktmöglichkeit erforderlich, damit der Lizenzgeber antworten kann.
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Desktop-Reminder, die Datenverarbeitung, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung ist online abrufbar unter:
https://www.desktop-reminder.com/de/produkt-datenschutz/
Eine lokale Kopie der zum Zeitpunkt der Veröffentlichung einer Programmversion gültigen Datenschutzerklärung kann zusätzlich mit der Software ausgeliefert werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Produktnutzung von Desktop-Reminder.
Für den Besuch der Website, Downloads, das Kontaktformular, externe Links, YouTube-Links beziehungsweise 2-Klick-Lösungen, Website-Serverlogs, Website-Statistiken und lokale Website-Speicherung wie Theme-Einstellungen gilt zusätzlich die separate Website-Datenschutzerklärung.
Diese ist abrufbar unter:
https://www.desktop-reminder.com/de/datenschutz/